3 / 10

Экспериментальное электронное издание Материалы курса 3. Обзорная лекция “Руководство проектами и программами. Отбор мат...

3. Обзорная лекция “Руководство проектами и программами. Отбор материала для проектов.”

Экспериментальное электронное издание

Преподаватель: Кирилл Фесенко

Предыдущие лекции:

1. Введение в курс. План занятий

2. Обучение работе с онлайн-платформой для электронных коллекций

3. Обзорная лекция “Руководство проектами и программами. Отбор материала для проектов.”

План за нятий на сегодня:

1-й час - Обновления. Продолжение обучения работе с онлайн-платформой для электронных коллекций. Студенческий админинстративный доступ, создание "домиков" для студпроектов.

2-й час - Обзорная лекция “Руководство проектами и программами. Отбор материала для проектов.”

Просьба ко всем - пожалуйста вносите вопросы и любые комментарии в Студенческий чат. Если определились с темами своих электронных проектов - пожалуйста также внесите информацию в чат (имя студента и предложение на проект, если над проектом несколько студентов будут работать - пожалуйста укажите всех). Если есть студенты, которые еще не определились с проектами - это не проблема но просьба не затягивать.

Обзорная лекция “Руководство проектами и программами, управление изменениями”

(подходы, навыки, требования, инструменты)

Почему “обзорная” - обширная область
Если какие то темы понравились - скажите, на них можно подробнее остановиться позже по курсу

Проект - имеет начало (отбор материал), середину (производство) и конец (онлайн доступ)

Пример: “Вестник Европы” (1802-1820)

Программа - проект без окончания

Отбор материала как ранняя стадия проектов/программ

(и в помощь студентам для отбора материалов для курсовых работ)

Исследования

Необходимо сформировать понимание, для кого, что и как оцифровывать и публиковать

Пассивные “Внутренние исследования” и формирование долгосрочного плана развития электронных коллекций

статистика использования и физическое состояние коллекций - наиболее используемые и особо ветхие материалы как правило рассматриваются в качестве приоритетных
подготовка электронных коллекций виртуальных выставок к памятным датам, важным событиям
у кураторов коллекций могут быть свои идеи о том что нужно оцифровывать и публиковать в первую очередь
публикация материалов в ЭБ по запросам пользователей
есть и библиотеки с архивами, стремящиеся постепенно оцифровать все от А до Я в коллекциях со стратегической целью иметь все в электронном виде.

Активные “Внешние исследования”

Знание главных пользователей коллекций и их исследования с целью выявления контентных и функциональных приоритетов для электронных ресурсов - личное общение, мини-конференции с пользователями, опросники.
Активный поиск исследователей, заинтересованных в электронных проектах, обсуждение с ними возможностей интеграции их идей с электронными ресурсами, совместная работа по созданию новых электронных ресурсов и услуг.
Перечисленное же дает, в частности, возможность исследования новых информационных ресурсов и технологий - в этом вопросе нельзя останавливаться!
Создание новых типов партнерств “исследователи - архив” или “нии - библиотека” или “архив - архив” или “архив - библиотека”. Т.е. партнерств с группами исследователей/специалистов и с другими организациями с целью создания и развития совместных электронных проектов.

Последнее имеет отношение и к вопросу о новой роли архивистов и библиотекарей как в обслуживании исследователей, так и в области обмена научной/документальной информацией в целом.

Параллель с докладом New York Times Innovation Report (2014)

Электронные архивные и библиотечные проекты - уникальная возможность познакомиться ближе с главными пользователями коллекций и узнать больше деталей об их исследованиях/работе и информационных потребностях, установить с ними постоянный контакт, и на этой основе создавать новые востребованные электронные информационные ресурсы и услуги. Электронное издание коллекций также дает новые прекрасные возможности сотрудничества с родственными организациями по созданию новых объединенных коллекций.

Главная цель при этом - приблизить архивы и библиотеки к пользователям, сделать коллекции и услуги отвечающими их современным требованиям, и таким образом повысить участие и роль архивов и библиотек в информационном обеспечении. Указанные задачи остаются в числе высокоприоритетных как для архивов/библиотек, так и для издателей с учетом роста популярности Интернет у пользователей с его многообразием источников информации неопределенного качества.

Возвращаясь к отбору материалов:

Примеры из старых проектов - популярны у библиотечных пользователей:

Оцифровка и публикация бумажных “баз данных” - картотечные каталоги
Центральные и региональные газеты
Литературные толстые и академические журналы
Статистика
Национальная библиография
и т.д.

В архивах:

Описи и научно-справочная информация по фондам
Путеводители по российским архивам
Архивные коллекции и документы
и т.д.

В исследовании с участием историков, проведенном архивами и специальными коллекциями Университета Северной каролины, в качестве подхода для формирования приоритетов отбора материалов были обозначены следующие их типы:

Наиболее используемые материалы
“Неизвестные коллекции”
Материалы по конкретной теме
Материалы по конкретному периоду времени
По форме и жанру:
- Дневники
- Переписка
- и т.д.
Небольшие коллекции

А также упоминается “гибридный подход”, например:

Публикация всех дневников из списка наиболее популярных материалов
Небольшие коллекции посвященные конкретному историческому периоду

В любом случае, отбор материала в проектах происходит как правило одномоментно с фокусом на конкретную ограниченную подборку материалов. В отличие от проектного подхода, программное или поточное электронное издание коллекций дает архивисту/библиотекарю более широкие возможности при отборе материалов для электронного издания и одновременно требует больше прямого общения с пользователями коллекций и понимаю их текущих и будущих потребностей в доступе к электронным ресурсам. Например конкретно:

Если это архив или библиотека, то нужно отлично знать кто является главными пользователями коллекций - как организации так и наиболее активных индивидуальных исследователей/специалистов - и знать какие части коллекций и документы их интересуют, и понимать как они их используют в работе, к каким из этих материалов им нужен приоритетный онлайн-доступ сейчас и через год и через два.

Если это университет, то это означает плотную работу архивистов/библиотекарей с факультетами и ведущими специалистами/преподавателями, хорошее понимание их исследовательских и образовательных потребностей и планов для студентов в части электронного доступа к коллекциям, и т.д.

Программный подход, в отличие от проектного, также требует от кураторов коллекций вырабатывать стратегии и подходы к долгосрочному развитию электронных коллекций и услуг, а также развивать навыки в области руководства проектами и программами, и управлениями процессами изменений.

Руководство проектами и программами

Допустим, в результате всех проведенных выше исследований, мы сформировали идею о желаемом электронном проекте или программе. Далее ее нужно претворять в жизнь следующими тремя основными этапами:

1. Создание проектной/программной документации

2. Организация производства

3. Управление коллективом, производственными процессами и технологиями для достижения поставленных целей

1. Создание проектной/программной документации

Описание - что делается, зачем и для кого, какая выгода будет от проекта
Формирование команды проекта
Подбор сканирующего и компьютерного оборудования
Подсчет затрат времени, людских и материальных ресурсов
Создание графика работ и бюджета проекта (единовременного на конкретный проект или ежегодного для программы)
Иногда подготовка документов для обращения за грантами.

Примеры графиков работ

Project Timeline (пример чистой таблицы)

Рабочий график для проекта "База данных путеводителей по российским архивам" (здесь же о полезности проектных веб сайтов)

график в 2004 г.

в 2006 г.

График и веб сайт проекта «Вестник Европы» (1802-1830)

График работ по созданию базовой функциональности онлайн-платформы для "Российской электронной детской библиотеки" (2011 г.)

График работ по разработке нового Портала для ФГУК "Российская государственная детская библиотека" (2009-2010 гг)

Создание электронной коллекции "Россия вне России" (2005-2007)

График работ по консультированию проекта по созданию электронного архива

Еще раз о пользе рабочих таблиц и замеров времени процессов как инструментов планирования и руководства проектами

Примеры производственных процессов, требующих измерений и учета при планировании и реализации проектов и программ

Подготовка материалов для сканирования
Сканирование разных типов материалов
На разных устройствах
Обработка и описание материалов (конвертация файлов, OCR, биб или архивное описание, и т.д.)
Размещение материала в электронных коллекциях

Когда проект или программа одобрены, наступает этап

Организация производства
1. подбор и инструктаж участников, распределение обязанностей (в “проектах”, как правило, принимают участие коллеги, у которых роль и обязанности в проекте временные и в нагрузку к основным обязанностям. В долгосрочных “программных” проектах больше участвует сотрудников, которые на полную ставку приписаны к электронным коллекциям в качестве сканировщиков, библиографов, программистов и т.д.)
2. согласование процедур
3. приобретение, тестирование и отладка всех технологий
4. решение любых других вопросов с целью запуска производственного процесса “оцифровка - обработка - издание” коллекций
5. создание веб-сайта или портала для проекта
6. необходимо все перечисленное организовать в гладкий производственный процесс и управлять им.

Управление коллективом, производственными процессами и технологиями

Реализация проектов - управленческие подходы

Краткий обзор методологий - их много! Руководителю проектов в области электронного издания желательно разбираться в управлении проектами как с точки зрения управления коллективами и проектами в целом, так и с точки зрения управления проектами конкретно по созданию новых программных продуктов. В этих стратегиях управления есть свои нюансы.

Выбор методологии зависит от характера проекта, личных предпочтений руководителя и особенностей конкретного коллектива, технических требований и особенностях условий работы. Лучше всего быть знакомым с несколькими методологиями и применять те, которые лучше подходят для конкретной ситуации.

“Успешное управление проектами”. Консультационная фирма Interactive Consulting Services

Что входит в понятие “управление”?

Планирование
Организация
Управление персоналом
Руководство
Контроль - на этом этапе нужно выяснять, какие из предполагаемых ожиданий от работы персонала не оправдались, разбираться почему и принимать разрешающие вопросы меры

Что является проектом?
- Качественное достижение поставленного результата в условиях “тройственного ограничения” : Сроки (проект должен уложиться в конкретные сроки), Ресурсы (должен уложиться в выделенные бюджет и ресурсы) и Результат (должен качественно соответствовать заявленному). Эти ограничения нужно хорошо осознавать и планировать проект соответственно с их учетом.

Важные факторы успеха проекта

Полная ясность и договоренность между главными участниками проекта о его целях (целевая аудитория, руководство, коллеги в других отделах и технические специалисты).
Адекватное задачам вовлечение участников в работу в течение жизни проекта.
Формализованный план работы для целей управления прогрессом проекта и его оценки.
Эффективное руководство - как формальное персональное так и в условиях принятия групповых решений.
Однозначная поддержка проекта (как морально так и ресурсно) руководством организации.
Организация прекрасной коммуникации между всеми участниками проекта.
Наличие процесса для управления изменениями - как в содержании проекта так и касательно ключевых участников проекта и их вкладу.

Фазы проекта

Концепция (требует исследований, выбор проекта).
Развитие (планирование проекта).
Реализация (выполнение проекта и контроль качества).
Оценка проекта.
Окончание проекта.

2 основных типа организации проектов: Водопадный (waterfall) и Гибкий (agile)

Источник

Другие подходы к организации управления проектами

Источник

Жизненный цикл проектов по созданию электронных систем

1. Анализ потребностей, формирование требований к системе.

2. Дизайн.

3. Конструирование.

4. Тестирование.

5. Реализация/запуск.

6. Поддержка.

Далее идет Описание ключевых участников проекта и их ролей, и детальный разбор отдельных циклов проектов

Главные 10 причин, по которым реализация проектов срывается:

1. Неэффективное и недостаточное планирование.

2. Недостаточная фокусировка на нуждах пользователей и вовлечение их в проект.

3. Недостаточная поддержка проекта со стороны руководства.

4. Плохо сформулированные требования для проекта и его цели.

5. Неэффективный процесс контроля за изменениями.

6. Недостаток ресурсов.

7. Недостаточный контроль качества процессов и результатов

8. Плохой или отсутствующий процесс анализа рисков проекта.

9. Руководитель проекта без соответствующей подготовки.

10. Неэффективная коммуникация между членами команды и другими важными участниками проекта.

Рациональный унифицированный процесс - Rational Unified Process (RUP)

Википедия: методология разработки программного обеспечения, созданная компанией Rational Software. (от себя добавлю - и интересный подход к планированию и реализации проектов).

В основе RUP лежат следующие принципы:

Ранняя идентификация и непрерывное (до окончания проекта) устранение основных рисков.
Концентрация на выполнении требований заказчиков к исполняемой программе (анализ и построение модели прецедентов (вариантов использования).
Ожидание изменений в требованиях, проектных решениях и реализации в процессе разработки.
Компонентная архитектура, реализуемая и тестируемая на ранних стадиях проекта.
Постоянное обеспечение качества на всех этапах разработки проекта (продукта).
Работа над проектом в сплочённой команде, ключевая роль в которой принадлежит архитекторам.

Процессы и стадии RUP:

RUP использует итеративную модель разработки. В конце каждой итерации (в идеале продолжающейся от 2 до 6 недель) проектная команда должна достичь запланированных на данную итерацию целей, создать или доработать проектные артефакты и получить промежуточную, но функциональную версию конечного продукта. Итеративная разработка позволяет быстро реагировать на меняющиеся требования, обнаруживать и устранять риски на ранних стадиях проекта, а также эффективно контролировать качество создаваемого продукта.

Полный жизненный цикл разработки продукта состоит из четырёх фаз, каждая из которых включает в себя одну или несколько итераций:

Источник

Вопросы, которые нужно задавать себе на разных фазах проекта (в соответствии с RUP):

1. Фаза анализа и планирования требований (начало проекта)

В этой фазе команда определяет структуру и основную идею проекта. Команда решает, стоит ли вообще заниматься этим проектом, исходя из его предполагаемой стоимости, необходимых ресурсов и цели, которую нужно достичь.

Что система должна делать в первую очередь для ее основных пользователей?
Как должна выглядеть архитектура системы?
Каков план и во что обойдется разработка продукта?

На этом этапе создается и тестируется пробный вариант архитектуры.

2. Фаза проектирования

Цель этой фазы - анализ требований к системе и её архитектуры, разработка плана проекта и устранение элементов наивысшего риска. Это самая важная фаза из всех, поскольку она знаменует переход от низкого уровня риска к высокому. В рамках этой фазы команда решает, переходить ли к фазе построения (разработке и написанию кода ) или нет.

детально описываются большинство вариантов использования и разрабатывается архитектура системы
в конце фазы проектирования менеджер проекта занимается планированием действий и подсчетом ресурсов, необходимых для завершения проекта
ключевым вопросом в этот момент будет следующий: достаточно ли проработаны варианты использования, архитектура и план и взяты ли риски под контроль настолько, чтобы можно было давать контрактные обязательства выполнить всю работу по разработке?

3. Фаза построения

В этой фазе RUP методологии команда начинает разработку всех компонентов и функций программного обеспечения, интегрирует их в конечный продукт. Это производственный процесс, в рамках которого команда сосредоточена на управлении ресурсами, чтобы оптимизировать расходы, время и качество продукта.

происходит создание продукта - к скелету (архитектуре) добавляются мышцы (законченные программы). Базовый уровень архитектуры разрастается до полной развитой системы
концепции развиваются до продукта, готового к передаче пользователям
в ходе фазы объем требуемых ресурсов вырастает
в конце этой фазы продукт включает в себя все варианты использования, которые руководство и заказчик договорились включить в текущий выпуск.
правда, они могут содержать ошибки. Большинство дефектов будут обнаружены и исправлены в ходе фазы внедрения
ключевой вопрос окончания фазы: удовлетворяет ли продукт требованиям пользователей настолько, что некоторым заказчикам можно делать предварительную поставку?

4. Фаза внедрения

Фаза, когда продукт готов и доставлен покупателям. Но после того как пользователи получают продукт, могут возникнуть новые трудности. Команде нужно будет исправить ошибки, отловить баги и доделать функции, которые не были реализованы в первично установленный срок.

охватывает период, в ходе которого продукт существует в виде бета-выпуска или бета-версии
небольшое число квалифицированных пользователей, работая с бета-выпуском продукта, сообщает об обнаруженных дефектах и недостатках
после этого разработчики исправляют обнаруженные ошибки и вносят некоторые из предложенных улучшений в главный выпуск, подготавливаемый для широкого распространения
фаза внедрения включает в себя такие действия, как производство тиража, тренинг сотрудников заказчика, организацию поддержки по горячей линии и исправление дефектов, обнаруженных после поставки. Источник

Рекомендации методологии Рационального унифицированного процесса:

начинайте вести наступление на главные риски, ведите его непрерывно, иначе риски пойдут в наступления на вас
обеспечьте выполнение требований заказчика: документируйте требования в виде понятном заказчику, и в ходе проектировании и реализации строго придерживайтесь этих требований
сконцентрируйтесь на выполняемой программе: работающий программный продукт, проходящий тесты лучше, чем всеобъемлющая документация
приспосабливайтесь к изменениям с самого начала проекта: современные приложения достаточно сложны, чтобы мы смогли получить конкретные требования в самом начале разработки. Поэтому необходимо закладывать архитектуру ПП таким образом, чтобы она была восприимчива к изменениям
закладывайте основу исполняемой архитектуры как можно раньше. Исполняемая архитектура – ключевые варианты использования. Ключевой вариант использования это та функциональность системы, без реализации которой ПП не имеет смысла
стройте систему из компонентов. Приложения на основе компонентов создаются быстрее, более гибкие с точки зрении изменений, относительно низкая стоимость
работайте как 1 команда
сделайте качество образом жизни, а не запоздалой идеей”

Источник

Управление изменениями

Маленькие и большие изменения

[переносится на следующую лекцию через неделю]

Подытоживая, отметить важность:

Хорошего понимания руководителем проекта интересов всех его участников - пользователей, руководства, приглашенных экспертов, технических специалистов, библиотекарей/архивистов и т.д., умение их “слышать” и постепенного совершенствования в искусстве управления коллективами и процессами.
Поиска возможностей по автоматизации процессов и их реализации.
Эмпатии - способности сопереживания, способности взглянуть на вещи “чужими глазами”.
Полезны формальные курсы руководителей проектов с получением соответствующей сертификации
- См. например ресурсы Института управления проектами (Project Management Institute, PMI) — всемирной некоммерческой профессиональной организации по управлению проектами. И их
- Свод знаний по управлению проектами (англ. Project Management Body Of Knowledge, PMBOK) представляет собой сумму профессиональных знаний по управлению проектами. Институт управления проектами использует этот документ в качестве основного справочного материала, руководства для своих программ по профессиональному развитию.
- Сертификация PMI