3. Обзорная лекция “Руководство проектами и программами. Отбор материала для проектов.”

План за  нятий на сегодня:

1-й час - Обновления. Продолжение обучения работе с онлайн-платформой для электронных коллекций. Студенческий админинстративный доступ, создание "домиков" для студпроектов.

2-й час - Обзорная лекция “Руководство проектами и программами. Отбор материала для проектов.”

Обзорная лекция “Руководство проектами и программами, управление изменениями”

(подходы, навыки, требования, инструменты)

• Почему “обзорная” - обширная область
• Если какие то темы понравились - скажите, на них можно подробнее остановиться позже по курсу

Проект - имеет начало (отбор материал), середину (производство) и конец (онлайн доступ)

Пример: “Вестник Европы” (1802-1820)

Программа - проект без окончания

Отбор материала как ранняя стадия проектов/программ 

(и в помощь студентам для отбора материалов для курсовых работ)

Исследования

Необходимо сформировать понимание, для кого, что и как оцифровывать и публиковать

Пассивные “Внутренние исследования” и формирование долгосрочного плана развития электронных коллекций

1. статистика использования и физическое состояние коллекций - наиболее используемые и особо ветхие материалы как правило рассматриваются в качестве приоритетных
2. подготовка электронных коллекций виртуальных выставок к памятным датам, важным событиям
3. у кураторов коллекций могут быть свои идеи о том что нужно оцифровывать и публиковать в первую очередь
4. публикация материалов в ЭБ по запросам пользователей
5. есть и библиотеки с архивами, стремящиеся постепенно оцифровать все от А до Я в коллекциях со стратегической целью иметь все в электронном виде.

Активные “Внешние исследования”

• Знание главных пользователей коллекций и их исследования с целью выявления контентных и функциональных приоритетов для электронных ресурсов - личное общение, мини-конференции с пользователями, опросники.
• Активный поиск исследователей, заинтересованных в электронных проектах, обсуждение с ними возможностей интеграции их идей с электронными ресурсами, совместная работа по созданию новых электронных ресурсов и услуг. 
• Перечисленное же дает, в частности, возможность исследования новых информационных ресурсов и технологий - в этом вопросе нельзя останавливаться!
• Создание новых типов партнерств “исследователи - архив” или “нии - библиотека” или “архив - архив” или “архив - библиотека”. Т.е. партнерств с группами исследователей/специалистов и с другими организациями с целью создания и развития совместных электронных проектов.

Последнее имеет отношение и к вопросу о новой роли архивистов и библиотекарей как в обслуживании исследователей, так и в области обмена научной/документальной информацией в целом.

• Параллель с докладом New York Times Innovation Report (2014)

Электронные архивные и библиотечные проекты - уникальная возможность познакомиться ближе с главными пользователями коллекций и узнать больше деталей об их исследованиях/работе и информационных потребностях, установить с ними постоянный контакт, и на этой основе создавать новые востребованные электронные информационные ресурсы и услуги. Электронное издание коллекций также дает новые прекрасные возможности  сотрудничества с родственными организациями по созданию новых объединенных коллекций. 
 

Главная цель при этом  - приблизить архивы и библиотеки к пользователям, сделать коллекции и услуги отвечающими их современным требованиям, и таким образом повысить участие и роль архивов и библиотек в информационном обеспечении. Указанные задачи остаются в числе высокоприоритетных как для архивов/библиотек, так и для издателей с учетом роста популярности Интернет у пользователей с его многообразием источников информации неопределенного качества.

Возвращаясь к отбору материалов:

Примеры из старых проектов - популярны у библиотечных пользователей:

• Оцифровка и публикация бумажных “баз данных” - картотечные каталоги
• Центральные и региональные газеты
• Литературные толстые и академические журналы
• Статистика
• Национальная библиография
• и т.д.

В архивах:

• Описи и научно-справочная информация по фондам
• Путеводители по российским архивам
• Архивные коллекции и документы
• и т.д.

В исследовании с участием историков, проведенном архивами и специальными коллекциями Университета Северной каролины, в качестве подхода для формирования приоритетов отбора материалов были обозначены следующие их типы:

• Наиболее используемые материалы
• “Неизвестные коллекции”
• Материалы по конкретной теме
• Материалы по конкретному периоду времени
• По форме и жанру:
  • Дневники
  • Переписка
  • и т.д.
• Небольшие коллекции

А также упоминается “гибридный подход”, например:

• Публикация всех дневников из списка наиболее популярных материалов
• Небольшие коллекции посвященные конкретному историческому периоду

.

В любом случае, отбор материала в проектах происходит как правило одномоментно с фокусом на конкретную ограниченную подборку материалов. В отличие от проектного подхода, программное или поточное электронное издание коллекций дает архивисту/библиотекарю более широкие возможности при отборе материалов для электронного издания и одновременно требует больше прямого общения с пользователями коллекций и понимаю их текущих и будущих потребностей в доступе к электронным ресурсам. Например конкретно:

Если это архив или библиотека, то нужно отлично знать кто является главными пользователями коллекций - как организации так и наиболее активных индивидуальных исследователей/специалистов - и знать какие части коллекций и документы их интересуют, и понимать как они их используют в работе, к каким из этих материалов им нужен приоритетный онлайн-доступ сейчас и через год и через два.

Если это университет, то это означает плотную работу архивистов/библиотекарей с факультетами и ведущими специалистами/преподавателями, хорошее понимание их исследовательских и образовательных потребностей и планов для студентов в части электронного доступа к коллекциям, и т.д.

Программный подход, в отличие от проектного, также требует от кураторов коллекций вырабатывать стратегии и подходы к долгосрочному развитию электронных коллекций и услуг, а также развивать навыки в области руководства проектами и программами, и управлениями процессами изменений.

Руководство проектами и программами

Допустим, в результате всех проведенных выше исследований, мы сформировали идею о желаемом электронном проекте или программе. Далее ее нужно претворять в жизнь следующими тремя основными этапами:

1. Создание проектной/программной документации

2. Организация производства

3. Управление коллективом, производственными процессами и технологиями для достижения поставленных целей

1. Создание проектной/программной документации

1. Описание - что делается, зачем и для кого, какая выгода будет от проекта
2. Формирование команды проекта
3. Подбор сканирующего и компьютерного оборудования
4. Подсчет затрат времени, людских и материальных ресурсов
5. Создание графика работ и бюджета проекта (единовременного на конкретный проект или ежегодного для программы)
6. Иногда подготовка документов для обращения за грантами.

Примеры графиков работ

• Project Timeline (пример чистой таблицы)

• Рабочий график для проекта "База данных путеводителей по российским архивам"  (здесь же о полезности проектных веб сайтов)

          график в 2004 г.

          в 2006 г. 

• График и веб сайт проекта «Вестник Европы» (1802-1830)

• График работ по созданию базовой функциональности онлайн-платформы для "Российской электронной детской библиотеки" (2011 г.)

• График работ по разработке нового Портала для ФГУК "Российская государственная детская библиотека" (2009-2010 гг)

• Создание электронной коллекции "Россия вне России" (2005-2007)

• График работ по консультированию проекта по созданию электронного архива

Еще раз о пользе рабочих таблиц и замеров времени процессов как инструментов планирования и руководства проектами 

Примеры производственных процессов, требующих измерений и учета при планировании и реализации проектов и программ

• Подготовка материалов для сканирования
• Сканирование разных типов материалов 
• На разных устройствах
• Обработка и описание материалов (конвертация файлов, OCR, биб или архивное описание, и т.д.)
• Размещение материала в электронных коллекциях

Когда проект или программа одобрены, наступает этап

2. Организация производства
   1. подбор и инструктаж участников, распределение обязанностей (в “проектах”, как правило, принимают участие коллеги, у которых роль и обязанности в проекте временные и в нагрузку к основным обязанностям. В долгосрочных “программных” проектах больше участвует сотрудников, которые на полную ставку приписаны к электронным коллекциям в качестве сканировщиков, библиографов, программистов и т.д.)
   2. согласование процедур
   3. приобретение, тестирование и отладка всех технологий
   4.  решение любых других вопросов с целью запуска производственного процесса “оцифровка - обработка - издание” коллекций
   5. создание веб-сайта или портала для проекта
   6. необходимо все перечисленное организовать в гладкий производственный процесс и управлять им.

3. Управление коллективом, производственными процессами и технологиями

Реализация проектов - управленческие подходы

Краткий обзор методологий - их много! Руководителю проектов в области электронного издания желательно разбираться в управлении проектами как с точки зрения управления коллективами и проектами в целом, так и с точки зрения управления проектами конкретно по созданию новых программных продуктов. В этих стратегиях управления есть свои нюансы.

Выбор методологии зависит от характера проекта, личных предпочтений руководителя и особенностей конкретного коллектива, технических требований и особенностях условий работы. Лучше всего быть знакомым с несколькими методологиями и применять те, которые лучше подходят для конкретной ситуации.

“Успешное управление проектами”. Консультационная фирма Interactive Consulting Services

• Что входит в понятие “управление”?

1. Планирование
2. Организация
3. Управление персоналом
4. Руководство
5. Контроль - на этом этапе нужно выяснять, какие из предполагаемых ожиданий от работы персонала не оправдались, разбираться почему и принимать разрешающие вопросы меры

• Что является проектом?
  • Качественное достижение поставленного результата в условиях “тройственного ограничения” : Сроки (проект должен уложиться в конкретные сроки), Ресурсы (должен уложиться в выделенные бюджет и ресурсы) и Результат (должен качественно соответствовать заявленному). Эти ограничения нужно хорошо осознавать и планировать проект соответственно с их учетом.

• Важные факторы успеха проекта

1. Полная ясность и договоренность между главными участниками проекта о его целях (целевая аудитория, руководство, коллеги в других отделах и технические специалисты).
2. Адекватное задачам вовлечение участников в работу в течение жизни проекта.
3. Формализованный план работы для целей управления прогрессом проекта и его оценки.
4. Эффективное руководство - как формальное персональное так и в условиях принятия групповых решений.
5. Однозначная поддержка проекта (как морально так и ресурсно) руководством организации.
6. Организация прекрасной коммуникации между всеми участниками проекта.
7. Наличие процесса для управления изменениями - как в содержании проекта так и касательно ключевых участников проекта и их вкладу.

• Фазы проекта

1. Концепция (требует исследований, выбор проекта).
2. Развитие (планирование проекта).
3. Реализация (выполнение проекта и контроль качества).
4. Оценка проекта.
5. Окончание проекта.

• 2 основных типа организации проектов: Водопадный (waterfall) и Гибкий (agile) 

Источник

Другие подходы к организации управления проектами

Источник

Источник

• Жизненный цикл проектов по созданию электронных систем

1. Анализ потребностей, формирование требований к системе.

2. Дизайн.

3. Конструирование.

4. Тестирование.

5. Реализация/запуск.

6. Поддержка.

• Далее идет Описание ключевых участников проекта и их ролей, и детальный разбор отдельных циклов проектов

• Главные 10 причин, по которым реализация проектов срывается:

1. Неэффективное и недостаточное планирование.

2. Недостаточная фокусировка на нуждах пользователей и вовлечение их в проект.

3. Недостаточная поддержка проекта со стороны руководства.

4. Плохо сформулированные требования для проекта и его цели.

5. Неэффективный процесс контроля за изменениями.

6. Недостаток ресурсов.

7. Недостаточный контроль качества процессов и результатов

8. Плохой или отсутствующий процесс анализа рисков проекта.

9. Руководитель проекта без соответствующей подготовки.

10. Неэффективная коммуникация между членами команды и другими важными участниками проекта.

Рациональный унифицированный процесс - Rational Unified Process (RUP)

Википедия: методология разработки программного обеспечения, созданная компанией Rational Software. (от себя добавлю - и интересный подход к планированию и реализации проектов).

В основе RUP лежат следующие принципы:

• Ранняя идентификация и непрерывное (до окончания проекта) устранение основных рисков.
• Концентрация на выполнении требований заказчиков к исполняемой программе (анализ и построение модели прецедентов (вариантов использования).
• Ожидание изменений в требованиях, проектных решениях и реализации в процессе разработки.
• Компонентная архитектура, реализуемая и тестируемая на ранних стадиях проекта.
• Постоянное обеспечение качества на всех этапах разработки проекта (продукта).
• Работа над проектом в сплочённой команде, ключевая роль в которой принадлежит архитекторам.

Процессы и стадии RUP: 

RUP использует итеративную модель разработки. В конце каждой итерации (в идеале продолжающейся от 2 до 6 недель) проектная команда должна достичь запланированных на данную итерацию целей, создать или доработать проектные артефакты и получить промежуточную, но функциональную версию конечного продукта. Итеративная разработка позволяет быстро реагировать на меняющиеся требования, обнаруживать и устранять риски на ранних стадиях проекта, а также эффективно контролировать качество создаваемого продукта. 

Полный жизненный цикл разработки продукта состоит из четырёх фаз, каждая из которых включает в себя одну или несколько итераций:

Источник

Источник

Вопросы, которые нужно задавать себе на разных фазах проекта (в соответствии с RUP):

1. Фаза анализа и планирования требований (начало проекта)

В этой фазе команда определяет структуру и основную идею проекта. Команда решает, стоит ли вообще заниматься этим проектом, исходя из его предполагаемой стоимости, необходимых ресурсов и цели, которую нужно достичь.

• Что система должна делать в первую очередь для ее основных пользователей?
• Как должна выглядеть архитектура системы?
• Каков план и во что обойдется разработка продукта?

На этом этапе создается и тестируется пробный вариант архитектуры.

2. Фаза проектирования

Цель этой фазы - анализ требований к системе и её архитектуры, разработка плана проекта и устранение элементов наивысшего риска. Это самая важная фаза из всех, поскольку она знаменует переход от низкого уровня риска к высокому. В рамках этой фазы команда решает, переходить ли к фазе построения (разработке и написанию кода ) или нет.

• детально описываются большинство вариантов использования и разрабатывается архитектура системы
• в конце фазы проектирования менеджер проекта занимается планированием действий и подсчетом ресурсов, необходимых для завершения проекта
• ключевым вопросом в этот момент будет следующий: достаточно ли проработаны варианты использования, архитектура и план и взяты ли риски под контроль настолько, чтобы можно было давать контрактные обязательства выполнить всю работу по разработке?

3. Фаза построения

В этой фазе RUP методологии команда начинает разработку всех компонентов и функций программного обеспечения, интегрирует их в конечный продукт. Это производственный процесс, в рамках которого команда сосредоточена на управлении ресурсами, чтобы оптимизировать расходы, время и качество продукта.

• происходит создание продукта - к скелету (архитектуре) добавляются мышцы (законченные программы). Базовый уровень архитектуры разрастается до полной развитой системы
• концепции развиваются до продукта, готового к передаче пользователям 
• в ходе фазы объем требуемых ресурсов вырастает
• в конце этой фазы продукт включает в себя все варианты использования, которые руководство и заказчик договорились включить в текущий выпуск. 
• правда, они могут содержать ошибки. Большинство дефектов будут обнаружены и исправлены в ходе фазы внедрения
• ключевой вопрос окончания фазы: удовлетворяет ли продукт требованиям пользователей настолько, что некоторым заказчикам можно делать предварительную поставку?

4. Фаза внедрения

Фаза, когда продукт готов и доставлен покупателям. Но после того как пользователи получают продукт, могут возникнуть новые трудности. Команде нужно будет исправить ошибки, отловить баги и доделать функции, которые не были реализованы в первично установленный срок.

• охватывает период, в ходе которого продукт существует в виде бета-выпуска или бета-версии
• небольшое число квалифицированных пользователей, работая с бета-выпуском продукта, сообщает об обнаруженных дефектах и недостатках
• после этого разработчики исправляют обнаруженные ошибки и вносят некоторые из предложенных улучшений в главный выпуск, подготавливаемый для широкого распространения
• фаза внедрения включает в себя такие действия, как производство тиража, тренинг сотрудников заказчика, организацию поддержки по горячей линии и исправление дефектов, обнаруженных после поставки. Источник

Рекомендации методологии Рационального унифицированного процесса: 

• начинайте вести наступление на главные риски, ведите его непрерывно, иначе риски пойдут в наступления на вас
• обеспечьте выполнение требований заказчика: документируйте требования в виде понятном заказчику, и в ходе проектировании и реализации строго придерживайтесь этих требований
• сконцентрируйтесь на выполняемой программе: работающий программный продукт, проходящий тесты лучше, чем всеобъемлющая документация
• приспосабливайтесь к изменениям с самого начала проекта: современные приложения достаточно сложны, чтобы мы смогли получить конкретные требования в самом начале разработки. Поэтому необходимо закладывать архитектуру ПП таким образом, чтобы она была восприимчива к изменениям
• закладывайте основу исполняемой архитектуры как можно раньше. Исполняемая архитектура – ключевые варианты использования. Ключевой вариант использования это та функциональность системы, без реализации которой ПП не имеет смысла
• стройте систему из компонентов. Приложения на основе компонентов создаются быстрее, более гибкие с точки зрении изменений, относительно низкая стоимость
• работайте как 1 команда
• сделайте качество образом жизни, а не запоздалой идеей”

Источник

Управление изменениями

• Маленькие и большие изменения

[переносится на следующую лекцию через неделю]

• Подытоживая, отметить важность:

• Хорошего понимания руководителем проекта интересов всех его участников - пользователей, руководства, приглашенных экспертов, технических специалистов, библиотекарей/архивистов и т.д., умение их “слышать” и постепенного совершенствования в искусстве управления коллективами и процессами. 
• Поиска возможностей по автоматизации процессов и их реализации.
• Эмпатии - способности сопереживания, способности взглянуть на вещи “чужими глазами”.
• Полезны формальные курсы руководителей проектов с получением соответствующей сертификации
  • См. например ресурсы Института управления проектами (Project Management Institute, PMI) — всемирной некоммерческой профессиональной организации по управлению проектами. И их
  • Свод знаний по управлению проектами (англ. Project Management Body Of Knowledge, PMBOK) представляет собой сумму профессиональных знаний по управлению проектами. Институт управления проектами использует этот документ в качестве основного справочного материала, руководства для своих программ по профессиональному развитию.
  • Сертификация PMI

Идеи по подбору проектов для практики, самостоятельные занятия, вопросы

Примеры идей проектов для студентов, не определившихся с курсовой работой

• Электронная библиографическая библиотека (макет)
• Коллекция орнамента, истории искусств и религии
• Обработка Издания Миф и символ Ариела Голана
  • Польза ресурса archive.org

Материалы к лекции:

• Рациональный унифицированный процесс
  • Статья в Википедии
  • Унифицированный процесс Rational (RUP). Унифицированный процесс разработки и экстремальное программирование
  • Унифицированный процесс разработки программных систем. Рациональный унифицированный процесс (RUP) - определение
  • RUP – рациональный унифицированный процесс разработки программного обеспечения
  • Дисциплины UP/RUP

• Руководство проектами и программами
  • Массовая оцифровка фондов и электронное издательство
  • CDLA’s Large Scale Digitization Program. Concept and planning document (Kirill Fesenko, 2009)
  • CDLA Change Management Plan: Tracking and Managing Changes to Projects
  • Carolina Digital Library and Archives (CDLA) Project Management Tools - Change Request Form
  • NC_Maps_change_request_example

• Управление процессами изменений
  • Scenario Models. Presentation to the Change Management Class. 2005
  • The Blind Spot of Leadership. Presencing as a Social Technology of Freedom. Draft April 2003. Claus Otto Scharmer